El departamento de compras es una de las claves del éxito de cualquier empresa. En él se toman decisiones estratégicas que afectan al flujo de caja y que pueden determinar el buen funcionamiento de departamentos tan importantes como el de producción. O incluso al éxito de un comercio electrónico. Por eso es imprescindible que una empresa cuente entre sus filas con un experto en gestión de compras, que se encargará, entre otras cosas, de optimizar el proceso de compras y ajustar así los costes.
El proceso de compras en una empresa puede causar dificultades en otros departamentos; en el extremo opuesto, si se lleva a cabo de la manera adecuada, los recursos se optimizan e incluso se puede alcanzar una cifra de ahorro neto que mejore los resultados de la empresa. En otras palabras. A mejor gestión de compras, mayor rentabilidad. Siempre que el resto de la organización funcione como debe.
Una de las herramientas más frecuentes en la gestión de compras de una empresa es el software de gestión. Se trata de programas complejos y muy eficientes que, sin embargo, no suplen las funciones de un profesional adecuadamente formado.
Cuando hablamos de cómo optimizar el proceso de gestión de compras y de en qué consiste en realidad, nos referimos a varias cuestiones relacionadas con la gestión de compras y proveedores. Entre ellas, las siguientes:
A continuación, desglosaremos las cuatro claves principales de la gestión de compras en una empresa. Las cuatro tienen un peso similar y pueden jugar a favor o en contra de la cifra de negocio.
El análisis de datos puede ser un gran aliado a la hora de diseñar el plan de compras de los años siguientes. Con base en un análisis descriptivo y prescriptivo, se pueden tomar decisiones inteligentes e informadas acerca de qué, cuándo y cuánto comprar.
Lo más probable es que se produzcan variaciones durante el ejercicio, pero un buen profesional de la gestión de compras se encargará de minimizarlas gracias a un análisis de datos adecuado.
Un buen diseño del plan de compras debe ir de la mano de un buen control de inventario. De sus implicaciones hablamos a continuación.
El control de inventarios es primordial. La primera variable de un buen proceso de gestión de compras es el conocimiento de las existencias de la empresa. Incluyendo el orden y el ritmo de consumo de los diferentes productos. No se puede dejar de lado el control sobre la materia prima disponible si la empresa es productora.
En el caso de un E-commerce, el stock debe convertirse en una de las prioridades. De otra manera, podrían crearse problemas graves de cara a los clientes. En este sentido es vital conocer la rotación de productos y ajustar los plazos de entrega. También reviste gran importancia el control de productos de baja rotación para evitar compras excesivas.
Solo empresas que mantienen procesos de gestión de compras obsoletos comienzan a buscar proveedores antes de diseñar un plan de compras y de tomar el control de su inventario. El hecho es que, sin la información previa de la que hemos hablado, no es posible negociar con los proveedores de manera efectiva.
Únicamente conociendo las necesidades exactas de la empresa se pueden tomar decisiones que tengan en cuenta descuentos por volumen de compra, por ejemplo. Quizá una compra más grande suponga un precio más reducido, pero los gastos derivados del inventario podrían compensar esa ventaja de manera que no se produjera ningún ahorro real.
Si la negociación con proveedores requiere un conocimiento exhaustivo de las necesidades de la empresa, la automatización de la gestión de compras lo necesita todavía más.
La automatización ahorra tiempo y recursos tanto humanos como materiales. De hecho, los software de gestión de compras son perfectos para mantener el departamento de compras en orden, lo que se traduce en un ahorro económico.