Cómo digitalizar una empresa paso a paso

La digitalización es el proceso de reinventar una organización utilizando tecnologías emergentes. Consiste en implementar herramientas modernas para mejorar y acelerar procesos, pero también en transformar la cultura empresarial para mejorar los resultados. En España, y de acuerdo con los datos de Eurostat, digitalizar una empresa es todavía una asignatura pendiente, porque el 76,9% de las organizaciones está en un nivel básico o muy básico, y tan solo el resto están en niveles avanzados.  

¿Qué significa digitalizar una empresa? 

Digitalizar una empresa es un proceso integral que consiste en la adopción de soluciones tecnológicas que transforman tanto la operación como la cultura organizacional. Se centran en ofrecer un mayor valor a los clientes, pero también en abrir nuevas oportunidades de negocio. Este proceso va más allá de simplemente implementar nuevas herramientas; se trata de reimaginar y rediseñar la forma en que una empresa opera en todos sus niveles.

La automatización de los procesos es el primer paso para digitalizar una empresa. Aquí se puede incluir la implementación de software de gestión empresarial (ERP), herramientas de inteligencia artificial para el análisis de datos y plataformas de automatización de marketing. Estas tecnologías agilizan aquellas tareas que son repetitivas y dan la oportunidad a los humanos de centrarse en actividades de mayor valor estratégico.

Junto a la automatización, encontramos la optimización de los recursos. Este tipo de tecnología mejora la eficiencia operativa, reduce costes y minimiza errores. Por ejemplo, los sistemas de gestión de inventario en tiempo real reducen el desperdicio y aseguran que los productos estén siempre disponibles cuando los clientes los necesitan.

Todas estas tecnologías abren la puerta a la innovación y a la creación de nuevos modelos de negocio. Las empresas pueden explorar nuevas vías que les ayuden a incrementar sus ingresos, como servicios basados en suscripción, ecommerce y experiencias personalizadas para el cliente, pero además, con la digitalización, se facilita la entrada en nuevos mercados y se mejora la competitividad global.

4 razones para digitalizar una empresa

Digitalizar una empresa no es una opción, sino que no adentrarse en las nuevas tecnologías supone quedarse obsoletas y dejar de ser competitivas. Las necesidades de los consumidores cambian constantemente, y dado que estos sí se adaptan a las tendencias, buscan empresas que puedan satisfacer sus deseos y necesidades. Si no contamos con este liderazgo digital o si nos supone un coste mucho más alto que la competencia, estaremos condenados a desaparecer. 

Pero si quieres razones que sean más técnicas, a continuación te las dejamos: 

1. Mayor visibilidad y alcance. Tener presencia en los canales digitales hace que las empresas lleguen a una audiencia más amplia. Por tanto, incrementan su visibilidad y su impacto. La consecuencia directa es que pueden atraer a más clientes potenciales y expandirse en el mercado.

2. Gestión y procesos más ágiles. La digitalización facilita que los procesos empresariales sean más rápidos y eficientes. Es decir, hay una mejora en la competitividad y se puede hacer una evaluación y un ajuste continuo de los procesos para una toma de decisiones más ágil y eficaz.

3. Análisis de datos. La capacidad de recopilar y analizar grandes volúmenes de datos permite a las empresas tomar decisiones informadas y predecir comportamientos del cliente. Con esta información procedente de los análisis, se mejora la relación con los clientes, la gestión de inventarios y la creación de nuevos productos basados en datos precisos.

4. Mejora de las operaciones. La digitalización optimiza las operaciones internas y externas, acelera la entrada y salida de productos al mercado y mejora el control de inventarios. Puesto que se puede gestionar una demanda mayor de aquellos, el potencial de obtener más ingresos se multiplica.  

5. Productividad y automatización. Implementar tecnologías como los chatbots y otras herramientas de automatización reduce la carga de trabajo del personal y permite gestionar una mayor cantidad de interacciones con los clientes, sin saturar los recursos humanos. En marketing, por ejemplo, las técnicas automatizadas de captación de clientes incrementan la cuota de mercado de manera eficiente.

6. Adaptabilidad y respuesta rápida. La digitalización permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios que se producen en el mercado. Reducir el tiempo de respuesta, mejora la eficiencia. 

7. Captación de clientes segmentada. El análisis de datos y el Big Data se utilizan para captar prospectos con más precisión y de una forma menos invasiva. Las campañas se pueden segmentar en función de los intereses de su audiencia y, con ello, se optimizan los recursos invertidos en marketing y se aumenta el margen disponible.

8. Integración interdepartamental. Al digitalizar una empresa, se difuminan las líneas entre departamentos y la colaboración entre el personal es más estrecha y eficaz. Con herramientas de software, los departamentos de marketing y ventas pueden trabajar interconectados y mejorarse así  la eficiencia general de la empresa.

5 pasos para empezar el proceso de digitalización de una empresa

Empezar el proceso de digitalizar una empresa requiere considerar múltiples factores para asegurar que la transición sea efectiva y sostenible. Con independencia de los pasos específicos que se deban seguir, es fundamental entender que la digitalización se ha convertido en una necesidad crucial para la supervivencia y el crecimiento empresarial. Si quieres ir paso a paso, estos son los que debes seguir:

Analizar la situación actual

El punto de partida es realizar un análisis exhaustivo de la situación actual de la empresa. Habrá que ver qué acciones o procesos ya están digitalizados y cuáles necesitan serlo. Cuando se conoce el estado actual de una compañía, se facilita la identificación de aquellas áreas que requieren mejoras y se facilita la creación de un plan de acción efectivo.

Realiza un plan de transformación

Una vez que se ha hecho el análisis, hay que desarrollar un plan de transformación digital. Este plan debe definir los recursos digitales a implementar, cómo se van a utilizar y cuál será el proceso de inmersión en la compañía. Si el plan está bien estructurado, servirá como hoja de ruta para guiar el proceso de digitalización de una forma ordenada y eficiente.

Crea una estrategia y fija unos objetivos

El digital manager debe desarrollar una estrategia que será la que defina con claridad cuáles son los objetivos que se desean alcanzar, pero también los canales a usar en la digitalización. La estrategia debe incluir cómo se va a gestionar la experiencia del usuario (UX) en cada proceso y canal. Además, hay que seleccionar los canales sociales adecuados para alcanzar al público objetivo. Aquí hay que tener en cuenta las características de cada plataforma, el software necesario, los datos y las aplicaciones que se utilizarán.

Desarrolla un plan de capacitación

Digitalizar una empresa implica adquirir nuevas habilidades y formas de trabajar, de ahí que estén surgiendo nuevas profesiones digitales. Hay que asegurarse de que todos los empleados comprenden las nuevas tecnologías y procesos que se implementarán. Por ejemplo, se pueden organizar sesiones de formación y talleres para que el equipo esté preparado para adaptarse a los cambios y utilizar eficientemente las nuevas herramientas. También puede ser necesario incorporar a la empresa nuevos perfiles digitales. 

Implementa y monitoriza el progreso

El último paso para digitalizar una empresa es implementar las soluciones digitales planificadas. Pero ahí no acaba todo, ya que hay que monitorizar continuamente el progreso y hacer ajustes según sea necesario. Utiliza métricas y KPIs para evaluar el rendimiento y la efectividad del proceso de digitalización. De este modo, se podrá identificar con rapidez cualquier problema y hacer las correcciones oportunas.

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