Para poder sacar adelante cualquier proyecto que tenga una cierta complejidad, se necesitan stakeholders. Estos son todas aquellas personas que participan de alguna manera para que sea posible. No obstante, también abarca a quienes solicitan dicho proyecto. Precisamente por ser de diversa índole, hoy veremos los diferentes tipos que hay y cómo se puede identificar a los stakeholders para su gestión.
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Empezamos por ver qué es ‘stakeholders’. Este término se traduce como grupos de interés o personas interesadas en un proyecto. Es decir, que de alguna manera se benefician por su desarrollo y ejecución. Fue acuñado en los años 80 por Robert Edward Freeman en 1984, en su libro “Strategic Management: A Stakeholder Approach”.
Se refiere a cualquier individuo o entidad que tenga un interés en un proyecto y pueda influir en su desarrollo o verse afectado por sus resultados. En la dirección de proyectos, su gestión es extremadamente importante. Sin embargo, puesto que cada uno tiene un papel o una relevancia diferente, el tratamiento que se le dará o su implicación también varían. Por esta razón, es necesario saber clasificarlos correctamente.
El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) define a los stakeholders como todas aquellas personas, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse afectadas o percibirse afectadas por una decisión, actividad o resultado del proyecto. Su gestión implica identificar sus necesidades, expectativas y niveles de influencia. De este modo, podremos minimizar los riesgos y maximizar la alineación con los objetivos del proyecto.
Los stakeholders se pueden clasificar de diferentes maneras, según el aspecto que se tenga en cuenta. Por ejemplo, el nivel de influencia, el grado de interés o la relación con el proyecto. Vamos a ver las categorías principales:
Cada stakeholder de una empresa o proyecto tiene características específicas según su rol y el nivel de implicación. Dado que algunos pueden facilitar el desarrollo, mientras que otros podrían obstaculizarlo, debemos clasificarlos correctamente. Con base en ello, se definirán estrategias de comunicación y de gestión personalizadas para cada uno.
Para identificar y gestionar a estos grupos de interés, se utiliza el llamado “stakeholder map”. Con esta herramienta, podemos visualizarlos y entender tanto el nivel de interés como de poder. Así se facilita la comunicación y se pueden elaborar estrategias que reduzcan los riesgos. Es decir, facilitar que el proyecto salga adelante.
Consiste en hacer un listado con todas las personas, empresas o entidades que pueden influir o verse afectadas por el proyecto. Debemos preguntarnos para quién es importante este último, quiénes se verán afectados, quiénes pueden influir o tienen el poder para aprobarlo y rechazarlo. La matriz RACI es una herramienta muy útil para esta fase.
El segundo paso es determinar quiénes tienen mayor poder de decisión o influencia y quiénes muestran más interés en el proyecto. Los stakeholders se dividen en cuatro grupos:
- Alta influencia y alto interés. Se les debe consultar con regularidad por su poder.
- Alta influencia y bajo interés. Pueden afectar al proyecto, pero no se involucran demasiado. Se les debe mantener informados.
- Baja influencia y alto interés. No se necesita su aprobación, pero se les debe actualizar sobre el progreso.
- Baja influencia y bajo interés. Son secundarios y pueden recibir información ocasional. Se deben controlar por si su nivel de implicación cambia.
Una vez que tenemos la clasificación de los stakeholders completada, pasamos a la creación de las diferentes estrategias de comunicación. Estas deben incluir aspectos como los objetivos del proyecto, las fases, el plan de desarrollo, etc. No obstante, el nivel de detalle o el enfoque irán adaptados en función del perfil al que nos dirijamos. Se pueden usar técnicas como el data storytelling, para presentar la información de una forma clara y persuasiva.
Por otra parte, hay que tener siempre en cuenta las necesidades de todos los stakeholders y mostrarnos receptivos Aquellas pueden ser contrarias en algún momento al avance del proyecto, y según su poder, podrían dificultarlo. Si bien no se trata de detener el desarrollo, sí hay que ponerse en su lugar y buscar soluciones que no pongan en compromiso a todo el proyecto en sí. Para adaptarnos a los cambios en sus necesidades, se pueden usar metodologías como Scrum.
Saber identificar y clasificar a los stakeholders es vital para que los proyectos salgan adelante. Pero, dado que la gestión de proyectos abarca muchos otros aspectos, no pierdas la oportunidad de acceder a una formación completa al respecto con nuestro máster.