Qué es SAP y cuáles son sus módulos más demandados

SAP es uno de los sistemas de gestión empresarial más conocidos en todo el mundo y se emplea en organizaciones de cualquier tamaño y sector. Su función es optimizar los procesos y mejorar la toma de decisiones basada en datos. Por su flexibilidad, personalización y compatibilidad con otras aplicaciones, SAP como ERP se ha convertido en un referente.

Hoy veremos sus características y los beneficios que ofrece, pero también otras alternativas. Si te interesa profundizar en las opciones que hay para el análisis de datos y las formas en que se pueden usar para mejorar las operaciones de una empresa, te recomendamos nuestro Máster en Business Analytics e Inteligencia Artificial. Aprenderás las distintas herramientas tecnológicas del momento para el análisis de datos, así como metodologías ágiles y el impacto actual de la IA.

Qué es SAP y para qué sirve

Comenzamos con qué es SAP. Se trata de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) desarrollado en Alemania y diseñado para facilitar la gestión integral de los procesos empresariales. Su objetivo principal es optimizar el flujo de trabajo entre diferentes áreas de una organización. Para ello, diferentes módulos relativos a funciones como finanzas, logística, recursos humanos o ventas, entre otros, quedarían integrados en una misma plataforma.

El lenguaje de programación que utiliza es ABAP (Advanced Business Application Programming). Es de cuarta generación y ha sido desarrollado exclusivamente para este sistema. Por tanto, tiene un grado de personalización muy alto y se adapta a las necesidades de cada empresa.

Se basa en un sistema que consta de tablas, que almacena y organiza volúmenes de datos muy grandes. De este modo, las empresas pueden configurar y visualizar con facilidad informes personalizados, que luego utilizarán para la toma de decisiones. Pero además, este ERP no solo unifica y gestiona los datos en tiempo real. También automatiza procesos, reduce errores y aumenta la eficiencia operativa.

En cuanto a sus usos, el sistema SAP tiene dos principales:

• Ofrecer soluciones de software con las que las empresas desarrollen y personalicen sus propios servicios. Así podrán optimizar la gestión de datos entre diferentes departamentos.
• Procesar información de las actividades que el usuario haya seleccionado, analizar automáticamente los datos y organizarlos según los criterios configurados. Así se simplifica el acceso a la información y se agiliza la toma de decisiones.  

Beneficios de utilizar un sistema SAP en tu empresa 

Por sus múltiples beneficios, SAP es una herramienta que utilizan tanto las empresas privadas como públicas. Los principales son los siguientes:

• Personalización y funcionalidad. Para adaptarse a las necesidades de cada empresa y a su sector, SAP permite configurar módulos y procesos.
   
• Compatibilidad con otras aplicaciones. Su funcionamiento le permite integrarse con otros programas y sistemas. Se facilita la conectividad y el intercambio de datos.
   
• Adaptabilidad a múltiples dispositivos. Puede utilizarse desde ordenadores, tablets o smartphones por su integración en el cloud computing. Por tanto, su acceso es ágil y constante desde cualquier lugar.
   
• Versatilidad. La variedad de módulos que abarca cubre las necesidades de diferentes áreas empresariales. Por ejemplo, finanzas, logística, recursos humanos, etc.
   
• Gestión avanzada de datos y estadísticas. Ofrece herramientas para almacenar y procesar datos, y presentarlos con claridad y eficacia. Proporciona una visión completa y actualizada para la toma de decisiones estratégicas. Además, aprovecha el potencial del Big Data para identificar patrones, tendencias y oportunidades estratégicas.

Lista de los módulos de SAP más demandados actualmente 

Los módulos de SAP son divisiones especializadas del sistema. Sirven para que las empresas puedan satisfacer sus necesidades relativas a la gestión eficiente de procesos, la reducción de tiempos o el aumento de la productividad. Gracias a ello, las empresas agilizan sus operaciones y se pueden centrar en sus objetivos estratégicos. 

Los módulos más importantes y sus características son los siguientes:

SAP Financial Accounting (FI)

Este módulo se centra en gestionar la contabilidad y las finanzas de forma práctica, dinámica y centralizada. Ayuda a las empresas a concentrar toda la información relacionada con sus operaciones financieras en un solo sistema.

El módulo FI puede integrarse con otros módulos, como el de ventas, para realizar análisis más completos y filtrar datos clave. Gracias a esto, se obtienen informes más detallados y se pueden hacer hipótesis informadas.

Entre las principales áreas gestionadas por este módulo se encuentran:

• Cuentas bancarias.
• Consolidación financiera.
• Cuentas de acreedores y deudores.
• Gestión de fondos.
• Libro mayor y libro especial.
• Gestión de activos.
• Control de viajes corporativos.

SAP Controlling (CO)

Inicialmente integrado en el módulo FI, el módulo SAP Controlling se volvió tan relevante que se convirtió en independiente. Está diseñado para gestionar las cuentas internas de la empresa, como los balances, beneficios y flujos de tesorería. Cuenta con herramientas avanzadas para el análisis de costes y beneficios.

El módulo CO incluye seis submódulos clave:

• Análisis de beneficios.
• Control de costes de productos.
• Cálculo de costes basado en actividades.
• Gestión de órdenes internas.
• Contabilidad de centros de coste.
• Contabilidad de elementos de coste.

SAP Sales and Distribution (SD)

El módulo SD está dedicado a gestionar todo el ciclo de ventas y distribución, desde consultas y ofertas hasta precios y facturación. Este módulo es esencial para tener un buen control del inventario y para asegurar que los procesos de ventas sean eficientes.

Con el auge del comercio electrónico, SAP desarrolló este módulo para gestionar facturas, órdenes de venta y condiciones de envío de manera automatizada. De este modo, las empresas pueden gestionar sus transacciones de forma más ágil y con mayor precisión, y se optimiza tanto la experiencia del cliente como la operativa interna.

SAP Production Planning (PP)

Este módulo está diseñado específicamente para la planificación y gestión de la producción y cuenta con diferentes funciones esenciales. Entre sus ocho submódulos destacan:

• Planificación de recursos para la distribución.
• Planificación de la producción.
• Planificación de requerimientos de materiales (MRP).
• Control de planta.
• Gestión de la capacidad de producción.
• Fabricación repetitiva.
• Reabastecimiento mediante el sistema Kanban.
• Planificación de costes de producción.

SAP Materials Management (MM)

Este módulo está orientado a la gestión de materiales y la logística. Se encarga de aspectos como la contratación de bienes y servicios, la gestión de inventarios y el procesamiento de facturas. Una de sus funciones clave es la solicitud y organización de pedidos, ya que permite automatizar procesos y reducir errores en los datos logísticos.

SAP Customer Service (CS)

SAP CS gestiona todos los servicios relacionados con el cliente. Por ejemplo, asistencia postventa, garantías, reparaciones y comunicación directa con los usuarios. Sin embargo, este módulo no opera de manera independiente, sino que se debe integrar con otros para garantizar la eficacia en los procesos previos y así poder ofrecer un servicio de calidad.

SAP Plant Maintenance (PM)

El módulo PM está orientado al mantenimiento de plantas y equipos. Ayuda a las empresas a gestionar averías, realizar mantenimientos preventivos y calcular la amortización de los activos. Se suele usar en combinación con el módulo CO, puesto que se pueden evaluar los costes relacionados con el mantenimiento y el impacto que tiene en las finanzas.

SAP Quality Management (QM)

El módulo QM está diseñado para supervisar la calidad en todos los procesos. Por eso, su estructura colabora con el resto de módulos. Ayuda a las empresas a comparar equipos, procesos y estándares, para que puedan elegir las mejores opciones y mantener niveles de calidad elevados.

SAP Human Capital Management (HCM)

Este módulo se ocupa de todo lo relacionado con la gestión de recursos humanos. Por ejemplo, el registro de horas trabajadas, gestión de bajas, vacaciones y el cálculo de las nóminas. Además, el módulo HCM se utiliza también en los procesos de contratación y para organizar el talento dentro de la empresa. 

¿Existen alternativas a SAP? 

SAP es uno de los sistemas ERP más conocidos y utilizados en todo el mundo. Sin embargo, no es la única solución que hay disponible en el mercado. En función de las necesidades específicas que tenga cada empresa, se puede optar por otros programas que tienen funcionalidades similares para gestionar y optimizar los procesos empresariales. Algunas de las alternativas a SAP más conocidas son las siguientes:

Oracle NetSuite

Oracle es un ERP basado en la nube con herramientas completas para finanzas, gestión de inventarios y CRM, entre otras. Es muy flexible y fácil de usar, por lo que es otra opción muy atractiva para liderar la transformación digital en empresas de diferentes tamaños e industrias.

Microsoft Dynamics 365

Dynamic 365 es un sistema que combina herramientas de ERP y CRM. Permite la integración total con aplicaciones como Office y Teams. Su uso está recomendado en aquellas empresas que buscan mejorar la colaboración entre departamentos y automatizar procesos.

Infor ERP

Infor ERP ofrece soluciones muy personalizables. Tiene una interfaz amigable y se centra en la analítica avanzada. Está diseñado para industrias específicas, como manufactura, salud y retail.

Odoo

Odoo es una alternativa económica y modular, ideal para empresas pequeñas y medianas. Incluye módulos para gestión financiera, ventas e inventarios, con la ventaja de ser de código abierto.

SAP Business One

Para empresas de pequeño tamaño que siguen queriendo apostar por el programa SAP, pero que no necesitan toda la potencia de este programa, existe una versión ligera llamada SAP Business One. Las funcionalidades son similares, pero adaptadas a presupuestos y estructuras más reducidas.

Antes de decantarse por una de estas herramientas, es importante hacer una comparativa de sus funciones y ponerlas en relación con el tamaño de la empresa y sus necesidades.