El presupuesto de un proyecto es una de las partes más importantes de su gestión, ya que condiciona la viabilidad y el éxito. Si se realiza una planificación en detalle y el presupuesto está bien definido, se controlan los costes, se asignan los recursos con eficiencia y se minimizan los riesgos financieros.
En España, las normativas y las condiciones del mercado pueden influir de manera significativa en los costes. Por eso, es necesario desarrollar una buena estrategia que evite sobrecostes que pongan en peligro la rentabilidad y la continuidad del proyecto.
En este artículo, veremos cuál es la importancia de la gestión presupuestaria y algunos consejos para llevarla a cabo eficientemente. Pero si quieres aprender en profundidad a trabajar con proyectos haciendo uso de las herramientas tecnológicas que están disponibles hoy en día, te recomendamos nuestro Máster en Project Management e Innovación. Aprenderás conocimientos y herramientas con un enfoque híbrido que combine tanto los enfoques adaptativos como predictivos.
El presupuesto de un proyecto no es solo un conjunto de cifras, sino que es una hoja de ruta que guía todas las fases del ciclo de vida de un proyecto; desde su concepción hasta la entrega final. En la práctica, a la hora de elaborarlo, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
En España, es conveniente también tener en cuenta las normativas y las regulaciones fiscales que puedan afectar a los costes del proyecto. Puede tratarse de impuestos, subvenciones o regulaciones específicas de un sector. En cualquier caso, deberán integrarse en la planificación presupuestaria para evitar sorpresas que puedan comprometer la viabilidad financiera del proyecto.
Para poder gestionar el presupuesto de un proyecto correctamente, se pueden seguir los siguientes consejos:
Para que la gestión del presupuesto de un proyecto sea eficiente, se recomienda utilizar metodologías que se conocen como Earned Value Method (EVM). Estas sirven para medir el rendimiento del proyecto en relación con el presupuesto planificado. Además de estas, también hay herramientas digitales, como Microsoft Project, Primavera P6 o herramientas de gestión ERP, que facilitan el seguimiento de los costes y la asignación de recursos para que sea más precisa.
Para que la estimación de los costes sea lo más precisa posible, se pueden usar técnicas como las siguientes:
Cada técnica tiene sus ventajas; para decantarse por una, habrá que tener en cuenta la naturaleza del proyecto y el nivel de detalle que se requiere en la planificación financiera.
El control de costes se debe realizar de manera continua y no únicamente al final de cada fase. Es conveniente implementar un sistema de control en tiempo real que permita detectar desviaciones presupuestarias lo antes posible. De este modo, se podrán tomar medidas correctivas a tiempo.
Dos herramientas interesantes para mantener el proyecto dentro de los límites establecidos son los informes periódicos y los indicadores clave de rendimiento o KPIs financieros.
Una parte significativa del presupuesto de un proyecto se destina a los proveedores y los contratistas. Para reducir estos costes sin comprometer la calidad, es recomendable:
Cuando hablamos de reducir costes, no se trata de recortar gastos de forma indiscriminada. Se trata de llevar a cabo estrategias que sean efectivas, como las siguientes:
Los cambios durante la ejecución son inevitables, pero las modificaciones se deben evaluar teniendo en cuenta el impacto financiero en el presupuesto del proyecto. Así, el sistema de gestión de cambios que se establezca debe analizar los costes adicionales antes de aprobar cambios. Dentro de estos últimos, se priorizarán los que aporten valor.
También debe haber transparencia al presentar un proyecto y comunicar a todas las partes interesadas los ajustes.
El presupuesto de un proyecto abarca multitud de aspectos. Por eso, es conveniente realizar un curso de gestión financiera o un máster especializado que integre todas las fases de un proyecto y lo que implica su desarrollo, como el que ofrecemos en Inesdi.