Scrum: qué es y cómo funciona esta metodología ágil

La capacidad de adaptarse, innovar y transformar las operativas empresariales es más crucial hoy que nunca. Sin embargo, navegar por el complejo panorama digital requiere una combinación de habilidades técnicas, comprensión del negocio y mentalidad innovadora. Aquí es donde un sólido programa educativo puede marcar la diferencia.

¿Qué es Scrum?

El método Scrum es una metodología ágil utilizada principalmente para gestionar y planificar proyectos. Se usa sobre todo en el desarrollo de software. Aunque su flexibilidad lo hace adecuado para todo tipo de proyectos cuyos requisitos no estén bien definidos desde el principio. O para aquellos cuyas especificaciones cambian a medida que el proyecto se desarrolla.

Ventajas de la metodología Scrum

1. Adaptabilidad y flexibilidad: permite adaptarse a los cambios en los requisitos del proyecto con relativa facilidad, lo cual es crucial en entornos dinámicos.
2. Entrega continua: los equipos pueden entregar resultados de manera continua a través de los Sprints, que son ciclos de desarrollo cortos y time-boxed.
3. Colaboración y comunicación mejoradas: fomenta la colaboración entre los miembros del equipo y el cliente, permitiendo una toma de decisiones más rápida.
4. Retroalimentación temprana y frecuente: los clientes pueden ver y revisar el progreso del proyecto en etapas tempranas, lo que permite incorporar su feedback con rapidez. 
5. Visibilidad del progreso: las reuniones diarias y las revisiones al final de cada Sprint proporcionan una visibilidad clara del estado del proyecto a todas las partes interesadas.
6. Optimización del tiempo y los recursos: Scrum ayuda a optimizar la utilización de los recursos y el tiempo, asegurando que el trabajo se realice de la manera más eficiente posible.
7. Innovación: al trabajar en ciclos cortos y recibir feedback constante, los equipos tienen la oportunidad de innovar y mejorar el producto de forma continua.
8. Reducción de riesgos: scrum permite identificar y abordar los riesgos en las primeras etapas del proyecto, lo cual ayuda a prevenir males mayores en el futuro.

Estas ventajas hacen de esta metodología una elección popular entre las organizaciones que buscan una metodología ágil para gestionar sus proyectos de manera eficaz y eficiente.

Elementos y conceptos clave dentro de la metodología Scrum

Se caracteriza por estar dividido, en cuanto a planning, en tres fases o elementos:

• Equipo y responsabilidad: antes de empezar a trabajar, se divide a las personas en diferentes equipos, a los que se asigna unas responsabilidades determinadas.
• Sprints: los sprints representan el marco espacio-temporal; o, dicho de otro modo, el dónde y el cuándo se realizará cada entrega. Son la unidad básica de trabajo y es necesario que su duración y contenido se definan con la mayor precisión posible.
• Herramientas que se asignarán a cada equipo, dependiendo de su responsabilidad.

Scrum: roles y funciones dentro del equipo

La clave de la metodología Scrum es el diseño del equipo. Gracias a él mejora la comunicación durante el desarrollo de los proyectos. Y lo hace estableciendo roles claros y sus relaciones.

Product owner

El product owner (PO) representa a los stakeholders y tiene la responsabilidad de asegurar que el equipo trabaje eficientemente. Prioriza las tareas en el product backlog y proporciona claridad y dirección. Mantiene una comunicación constante con el Scrum Master y el equipo de desarrollo, lo que ayuda a asegurar que los objetivos del proyecto permanezcan alineados con las expectativas de los stakeholders. 

La relación entre el product owner y el scrum master es especialmente importante, ya que juntos facilitan la comunicación y la colaboración entre los stakeholders y el equipo de desarrollo.

Scrum master

El scrum master es la figura central que se encarga de asegurar que el equipo siga sus reglas y prácticas. Su rol es crucial para la implementación de los eventos de Scrum y para mantener un flujo de comunicación abierto y efectivo entre el equipo y el product owner. Ayuda a eliminar cualquier obstáculo que el equipo pueda encontrar durante el desarrollo del proyecto, lo que permite que el proceso fluya sin problemas. 

Además, el scrum master trabaja de cerca con el product owner para asegurar que los objetivos del proyecto estén alineados con las expectativas de los stakeholders y que el equipo de desarrollo entienda con claridad estas expectativas.

Miembros del equipo de desarrollo

El equipo de desarrollo está compuesto por los profesionales que realizan el trabajo de crear y entregar el producto mejorado en cada sprint. Colaboran estrechamente entre ellos y con el product owner. Participan en las reuniones diarias de Scrum para discutir el progreso, planificar el trabajo y abordar cualquier problema que pueda surgir. Además, el equipo de desarrollo se beneficia de la guía y el apoyo del scrum master.

Esta estructura colaborativa y las relaciones entre los roles de Scrum contribuyen a una comunicación efectiva y a un progreso constante en el desarrollo del proyecto.

El sprint como unidad básica de trabajo en Scrum

Que la unidad básica de trabajo en la metodología Scrum se denomine sprint y no fase, tiene mucho que ver con el principal objetivo de esta manera de trabajar: la rapidez en la entrega.

¿En qué consiste el sprint? En realidad, el sprint no es más que una parte del proyecto. Esta se asigna a un equipo, que se compromete a terminarla en un plazo determinado. Así, cada equipo puede llevar a cabo varios sprints en el desarrollo de un mismo proyecto.

Por su parte, cada sprint puede dividirse en tareas independientes más pequeñas que se llaman Scrum events. Este es un

• Planificación del sprint: reunión donde se planifica el trabajo a realizar durante el próximo Sprint, seleccionando y priorizando tareas del product backlog.
• Scrum diario: reunión diaria breve donde el equipo discute el progreso, los planes para el día y cualquier obstáculo enfrentado.
• Revisión del sprint: al final del sprint, el equipo presenta el trabajo completado y recopila retroalimentación del product owner y otros participantes.
• Retrospectiva del sprint: reunión post-sprint para discutir lo que salió bien, lo que no, y cómo mejorar.
• Refinamiento del backlog: sesión para revisar, re-priorizar y estimar el esfuerzo de las tareas en el product backlog,.
• Product backlog: lista viva de todo el trabajo pendiente. Se revisa y actualiza de manera constante. No es un evento scrum, pero es un elemento central de esta metodología.

Metodología scrum vs. modelo en cascada: principales diferencias

La mayor diferencia entre la metodología Scrum y el modelo en cascada, es que las etapas de este último suponen departamentos estancos y la comunicación de los diferentes equipos no es buena. La interpretación particular de las instrucciones del cliente por cada uno de ellos es la que lleva a malos entendidos y retrasos en la entrega.

En cambio, en el método Scrum, el diseño del equipo elimina esta mala comunicación. Y lo hace mediante los diferentes roles que mencionábamos más arriba.

Herramientas necesarias para trabajar con la metodología Scrum

Las herramientas de las que se sirve la metodología Scrum tienen nombres específicos, pero su función es fácil de comprender. Son las siguientes:

Backlog del producto

El backlog del producto es una lista priorizada que contiene todos los elementos que son parte del proyecto. Estos elementos pueden incluir características, funciones, requerimientos técnicos, mejoras, y correcciones que necesitan ser desarrolladas. El product owner es responsable de mantener y priorizar el backlog del producto, asegurando que los elementos más importantes se aborden en los próximos sprints.

Historias de usuario

Son un tipo especial de elemento del backlog del producto. Son descripciones simples y claras de una función o característica deseada desde la perspectiva del usuario final. Estas historias ayudan a entender lo que se espera del producto en desarrollo y suelen estar escritas en un formato que especifica quién necesita una función determinada, qué necesita y por qué. Las historias de usuario son una forma de mantener el desarrollo centrado en el usuario y en la entrega de valor.

Backlog del sprint

El backlog del sprint es una lista de elementos seleccionados del backlog del producto que el equipo se compromete a completar en un sprint específico. Estos elementos se desglosan en tareas específicas. Las historias de usuario forman una parte significativa del backlog del sprint y, junto con otras tareas, conforman los requerimientos oficiales del proyecto para ese sprint. El backlog del sprint es una herramienta crucial para planificar y organizar el trabajo en cada sprint, y se gestiona por el equipo de desarrollo con la guía del scrum master y el product owner.

Panel de tareas

El panel de tareas, a menudo integrado con el método Kanban, es una herramienta visual que ayuda a organizar y gestionar el trabajo durante un sprint. Muestra las tareas que se asignan a cada miembro del proyecto y el estado de cada tarea (por ejemplo, pendiente, en progreso o completada). Este panel ayuda a los miembros del equipo a tener una visión clara del progreso del sprint y a identificar cuellos de botella o áreas que requieren atención adicional. También fomenta la transparencia y la comunicación dentro del equipo, al proporcionar una vista clara del trabajo en curso y quién es responsable de cada tarea.

Fases del método Scrum

Un proyecto que vaya a desarrollarse según la metodología Scrum, pasará por cuatro fases. Las hemos mencionado más arriba y ahora las analizamos en profundidad:

Fase de planning de sprints

Todos los miembros del equipo encargado de llevar a cabo el sprint se reúnen y deciden los requerimientos del mismo, diseñan la división de tareas y asignan a cada una un periodo de tiempo. Se trata de una manera de planificar más horizontal que el método en cascada tradicional; aunque sigue primando la satisfacción del cliente.

Team meetings

Se trata de reuniones diarias de unos 15 minutos de duración que deben mantenerse siempre a la misma hora y en el mismo sitio, para crear un mindset adecuado en el equipo.  Su objetivo es responder a tres preguntas clave: qué se hizo el día anterior, cuál es el plan del día y qué obstáculos aparecieron durante el proceso. Si surge algún tema que necesita de más tiempo para resolverse, no se hará en el team meeting, sino que se convocará una reunión específica. La idea principal es aprovechar el tiempo al máximo.

Ajuste del backlog

El encargado de llevar a cabo esta acción es el Product Owner, que se asegurará de que los miembros del equipo entienden la posición del cliente, y volverá a estimar si el tiempo y los recursos humanos asignados a cada tarea son los adecuados.

Ajuste del sprint

Se trata de una reunión entre los miembros del equipo y el cliente en el que se muestra el avance del proyecto. Aunque todos los miembros del equipo están presentes, la reunión la lideran el Project Owner y el Scrum Master.

Retrospectiva Scrum

Los miembros del equipo se reúnen con el Project Owner y el Scrum Master para analizar el desarrollo del sprint. El objetivo es comprender qué se hizo bien y averiguar si existe espacio de mejora. También se analizan los inconvenientes que el equipo encontró.

En conclusión, la metodología Scrum pretende ser un modo de trabajo orgánico y horizontal en el que se cumpla con los requerimientos del cliente tanto en cuanto a desarrollo como en cuanto a plazos. Una metodología que casa a la perfección con las operativas de aquellas empresas que ya han abrazado la digitalización.