Con la irrupción del teletrabajo como opción altamente eficaz para mejorar procesos y optimizar tiempos y flujos de trabajo, contar con herramientas colaborativas que facilitan esta tarea se ha convertido en una necesidad básica para las empresas.
El hecho de que hayamos vivido una pandemia ha propiciado que el trabajo online y colaborativo adquiera un especial protagonismo. Esta forma de trabajo permite que una tarea sea desarrollada con la colaboración de varios equipos, los cuales ni siquiera deben estar ubicados en el mismo lugar.
Para poder gestionar adecuadamente estas particularidades del trabajo colaborativo en entornos digitales, es preciso contar con herramientas que sean eficaces en la gestión de grandes volúmenes de información y en la organización eficiente de tareas.
Dada la importancia que una buena planificación y administración de recursos tiene en esta forma de trabajar, más flexible, pero también con mayores requerimientos de optimización, el Máster en Project Management permite profundizar en los instrumentos que pueden ayudarnos en esta tarea fundamental.
En este artículo, te dejamos una lista de las que consideramos que son las herramientas más útiles del mercado actual y que te serán de ayuda en la organización y gestión del trabajo.
En el entorno competitivo en el que nos encontramos actualmente, la agilidad y la eficiencia en el entorno digital es esencial. Por esta razón, el uso de herramientas colaborativas ha emergido como una solución fundamental para promover la comunicación fluida y el trabajo en equipo. De hecho, hoy en día el desarrollo de software ha avanzado tanto, que además de proyectos, es posible diseñar páginas web, gestionar contenidos e incluso crear un e-commerce.
Estas soluciones tecnológicas no solo simplifican la interacción entre empleados, sino que también optimizan los procesos internos y externos, lo que se traduce en una mejora significativa en la productividad y en la consecución de objetivos. A continuación, te dejamos algunos de los beneficios más destacados que ofrece la implementación de software colaborativo en una empresa:
Las herramientas de trabajo colaborativo proporcionan canales de comunicación directa, que además son accesibles y eliminan barreras como la distancia o el tiempo. Mediante la mensajería instantánea, las videoconferencias o la inserción de comentarios en proyectos en tiempo real, los equipos pueden intercambiar ideas, realizar consultas y recibir retroalimentación de manera rápida y eficiente. Con ello, se reduce la posibilidad de malentendidos y se agiliza la toma de decisiones.
Múltiples personas pueden trabajar en documentos compartidos y editarlos simultáneamente, así como realizar un seguimiento de las revisiones. De esta manera, se reduce la duplicación de esfuerzos en una misma tarea y se garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página, para que los resultados sean consistentes y de alta calidad.
Este software permite almacenar y acceder a documentos y recursos de manera centralizada en la nube. Por lo tanto, se reduce el riesgo de pérdidas, a la vez que se garantiza el acceso en remoto desde cualquier ubicación.
Por lo general, suelen ser compatibles con distintos dispositivos e incluso con otras herramientas. Así, se incrementa la flexibilidad a la hora de trabajar; una característica esencial en un mundo donde es importante que los equipos se mantengan conectados y con niveles altos de productividad.
Se rompen las barreras de comunicación y se facilita que el equipo comparta ideas de manera más libre. Por otra parte, el tener un lugar común de trabajo, posibilita que se busquen nuevos aportes en diferentes áreas y que haya una mayor colaboración en la resolución de problemas, lo que puede llevar a soluciones más imaginativas y eficaces.
Estas son solo algunas de las herramientas colaborativas que hay disponibles en la actualidad. Desde aquí, te animamos a que las pruebes con tu equipo para encontrar aquellas que más se ajustan con vuestras necesidades.