La importancia de una buena gestión del conocimiento en las empresas
ManagementLa gestión del conocimiento y de los datos y la información está directamente relacionada con el funcionamiento de una empresa. Por ejemplo, potencia la creación de productos y servicios o mejora los existentes, aumenta la eficacia en la interacción con los clientes o se optimizan los procesos internos para generar valor. Sin embargo, no basta con la existencia del conocimiento, sino que debe fluir por toda la empresa.
Hoy veremos cómo se utiliza un sistema de gestión del conocimiento para potenciar que este llegue a todas las áreas de una organización, sus tipos y la relación con la cultura organizacional. Para ello, se utiliza la tecnología, por ser la herramienta principal en esta era.
¿Qué se entiende por gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento es el conjunto de procesos y estrategias que una organización utiliza para conseguir, organizar, compartir y aplicar el conocimiento que la empresa ha generado tanto interna como externamente.
Este conocimiento puede tener diferentes apariencias. Por ejemplo, datos en una empresa data driven, experiencias, habilidades o prácticas, entre otras. Todas ellas permiten mejorar la toma de decisiones, la innovación y la eficiencia operativa.
En cuanto a su objetivo, lo que se pretende con la gestión del conocimiento es asegurar que toda la información y el expertise de la empresa están disponibles en el momento adecuado para cualquier persona que pueda necesitarlos. Para ello, se debe transformar el conocimiento tácito, que es el que se encuentra en la mente de la plantilla, como su experiencia personal, en conocimiento explícito. Es decir, a una forma que sea accesible, fácil de compartir y reutilizable.
Cuando una empresa es capaz de gestionar correctamente el conocimiento con el que cuenta, se convierte en más ágil y adaptativa al entorno. La razón la encontramos en que puede aprender de sus éxitos y de sus errores, y aprovechar las ideas y habilidades de su plantilla para resolver problemas y tomar decisiones más acertadas.
Tipos de conocimiento más analizados en las empresas
Si continuamos con lo que acabamos de explicar, podemos decir entonces que hay dos tipos de conocimiento diferentes. El conocimiento tácito y el explícito. Vamos a ver cada uno de ellos.
Conocimiento tácito
El conocimiento tácito es subjetivo y personal. Se basa en la experiencia, habilidades, percepciones e intuiciones de cada individuo. Es difícil de formalizar o de expresar con palabras; por tanto, se dificulta que se pueda pasar de una persona a otra.
Este conocimiento se desarrolla a través de la práctica y la interacción social, como sucede con el know-how o las habilidades prácticas que se van adquiriendo con el paso del tiempo. Por ejemplo, un artesano puede tener técnicas específicas que ha perfeccionado a lo largo de los años, pero no podría explicarlas en detalle por su complejidad. Por tanto, aquí se incluyen habilidades como la toma de decisiones intuitiva, la creatividad o la gestión de relaciones. Se transmiten principalmente a través de la observación, la práctica compartida y la mentoría.
Conocimiento explícito
Es aquel que se puede documentar, estructurar y comunicar con facilidad. Pero también codificarse de forma clara y sistemática, para que sea posible almacenarlo y distribuirlo. Los ejemplos más comunes son los manuales, los procedimientos operativos estándar, documentos técnicos, bases de datos, informes, políticas corporativas y material de formación.
Por su propia naturaleza tangible, se puede compartir, transferir y reutilizar dentro de una organización. Es necesario para estandarizar procesos y garantizar que la información importante esté disponible para todos los empleados, sin importar su ubicación o experiencia previa.
La conexión entre una buena cultura organizacional y la gestión del conocimiento
Existe una relación muy estrecha entre la gestión del conocimiento en una empresa y su cultura organizacional. Esta última hace referencia a los valores, creencias, actitudes y prácticas compartidas que definen cómo actúan e interactúan una empresa y sus empleados. Se encarga de moldear el ambiente de trabajo y guía el comportamiento a nivel individual y colectivo. Queda reflejado en la forma en que se toman las decisiones, en cómo se comunica la gente, cómo se gestionan los conflictos o cómo se valoran aspectos como la innovación o el trabajo en equipo.
Pero, ¿dónde entra aquí la gestión del conocimiento? Puesto que hemos dicho que esta última determina el comportamiento, hará lo propio con la forma en que se crea, comparte y utiliza dicho conocimiento. Si la cultura es la adecuada, se fomentará un entorno de confianza, colaboración y aprendizaje continuo, donde aquel pueda fluir mejor.
Cuando la cultura organizacional es positiva, los empleados tienen una mayor predisposición para compartir su conocimiento, ya sea explícito o tácito. Perciben que sus aportes serán valorados y que el intercambio de ideas facilitará el éxito como equipo. Al mismo tiempo, si en la cultura predomina la desconfianza, la competencia interna o el miedo al fracaso, el conocimiento no fluirá libremente y se limitarán el aprendizaje y la innovación.
Si la cultura organizacional promueve el aprendizaje continuo y la mejora constante, se facilita que se adopten prácticas de gestión del conocimiento que ayuden a retener el conocimiento dentro de la empresa y a facilitar la adaptación y la innovación.
Beneficios clave de una gestión del conocimiento eficaz
Una gestión del conocimiento correcta puede aportar diferentes beneficios a una empresa. Los más importantes son los siguientes:
- Aumento de la productividad y ahorro de costes. Los empleados nuevos encuentran con rapidez la información que necesitan para integrarse en el puesto y ser eficientes.
- Se optimiza el tiempo. Cuando el conocimiento está centralizado, los empleados dejan de hacer y responder preguntas repetitivas. Entonces, se pueden centrar en tareas estratégicas que les reportan mayor satisfacción y cumplir con los cronogramas de actividades.
- Se acelera el aprendizaje. Si el acceso al conocimiento es compartido, se evita la repetición de errores y las lecciones que se han aprendido de la práctica se pueden difundir en poco tiempo a toda la organización.
- Toma de decisiones más eficaz. Al tener información útil, accesible y actualizada en todos los niveles, las decisiones son más ágiles y precisas.
- Se fomenta la innovación y la mejora continua. La gestión del conocimiento hace que los equipos aprovechen todos los hallazgos y experiencias de cualquier persona para impulsar la creatividad y facilitar la reingeniería de procesos. Al disponer de información basada en experiencias, la empresa se puede replantear sus métodos de trabajo para optimizarlos y desarrollar soluciones innovadoras, en un ciclo constante de mejora y adaptación.
- Aumento de la colaboración y la unión del equipo. Centralizar datos y recursos elimina barreras informativas y promueve una cultura de trabajo integrada. De este modo, los esfuerzos del equipo van hacia objetivos comunes y no individuales, con un ambiente más transparente y colaborativo.
La gestión del conocimiento afecta a todas las áreas de una empresa y le permite adaptarse al dinámico y competitivo entorno empresarial. Si quieres aprender qué otras metodologías y estrategias hay disponibles para incrementar el rendimiento de una organización, apúntate a nuestro máster.
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