Método Kanban: qué es, cómo funciona y ejemplos
ManagementLlevamos muchos años escuchando hablar sobre el método Kanban dentro del mundo digital. Las empresas lo usan por su facilidad para organizar sus proyectos y la agilidad que ofrece al gestionar grandes flujos de trabajo.
¿En qué consiste el método Kanban?
Kanban viene del japonés y significa “tarjetas visuales” y fue desarrollado en los almacenes de Toyota a finales de los años 40 con la metodología de producción “just in time”, donde se producía justo lo necesario y en el momento adecuado.
Llevándolo a la actualidad, el método Kanban facilita la visualización de proyectos de forma muy sencilla.
En nuestro post sobre el modelo Canvas, te explicamos que es muy importante plasmar visualmente los 9 elementos clave de una compañía para los dueños de la misma. Pues en este caso, si tuviéramos que hacer un proyecto grande que llevara bastante tiempo, es importante tener una organización visual sobre las tareas a realizar, las que se están haciendo y las que quedan por hacer.
La herramienta digital más utilizada a la hora de realizar un proyecto Kanban es Trello, donde puedes mover las tarjetas fácilmente entre columnas. Aun así, es muy común utilizar una pizarra con post-its e ir moviéndolos manualmente cuando los proyectos no son muy grandes.
Las tareas se clasifican en columnas, concretamente en estas 3:
- To do: las que hay que hacer. Suelen ir en orden cronológico, pero se pueden priorizar tareas nuevas si así lo requiere el proyecto.
- Doing: las que estamos haciendo, importante ser conscientes de cómo de grande es nuestro equipo para meter en esta columna una cantidad asumible de tareas.
- Done: las que ya están hechas.
6 principios Kanban
En este subapartado vamos a explicar cómo se aplica la metodología Kanban paso a paso para que lo apliques a tu proyecto. Es primordial seguir estos 6 principios
- Visualización del flujo de trabajo: a diferencia de otras metodologías digitales o comerciales, Kanban no tiene un flujo de trabajo propio, simplemente sirve para visualizar el que hayas elegido tú.
- Limitar el trabajo en curso: debe haber un límite de tareas por columna, puede variar en función del proyecto.
- Gestionar el flujo: quizás lo más importante del Kanban es que no cese el flujo de trabajo, aunque muchas veces parezca inevitable. Cuando algún miembro del equipo está demasiado tiempo con una tarea, el resto debe ayudar para cumplir con los tiempos establecidos.
- Flexibilidad: la importancia de cada tarea puede variar en función de las necesidades del proyecto.
- Implementar ciclos de retroalimentación: lo más habitual es tener una reunión de 10 minutos en frente del tablero cada día, mientras que las reuniones en retrospectiva se hacen cada dos semanas. Este principio nos lleva al siguiente.
- Mejorar colaborando: compartir opiniones y conocimientos es útil en cualquier contexto, pero cuando hablamos de proyectos grupales con unos tiempos definidos y unas tareas concretas, esto es imprescindible.
Retrospectiva Kanban
Como hemos dicho antes, la retrospectiva Kanban es un evento o reunión que se realiza de forma continua cada 15 días y suele tener una duración de una hora.
Estos eventos son fundamentales para seguir los principios Kanban y que las personas que estén trabajando en el proyecto sigan gestionando el flujo de trabajo eficazmente.
La retrospectiva Kanban es muy útil. Al principio del proyecto sirve para recopilar ideas, debatir sobre cuál escoger y cómo llevarlas a cabo. De esta forma, los miembros del equipo son conscientes de qué les falta, qué problemas existen y cómo seguir adelante.
A medida que el proyecto va cogiendo forma, las reuniones de retrospectiva abordan el flujo de trabajo donde se repasan posibles bloqueos o incluso riesgos de que el proyecto no salga adelante. Debemos recalcar que lo óptimo de un proyecto Kanban es que se haga todo de forma ágil.
Historias de usuarios ágiles en Kanban
En un artículo anterior te hemos hablado de las metodologías ágiles y te explicamos que el Kanban es un tipo de esta metodología. Pues en este post juntamos ambas cosas para que se entiendan bien las diferencias y cómo trabajan juntos.
Antes de empezar, recordemos que cuando se trabaja en un tablero Kanban se hace de forma “ágil”, ya que este es un concepto que lo abarca todo. Por lo tanto, aplicar métodos Kanban o Scrum es aplicar en realidad, la metodología ágil.
Una historia de usuario es una descripción corta de una necesidad, pero contada desde la perspectiva del propio cliente o usuario, mientras que las tareas son los objetivos que va cumpliendo el equipo.
Las personas que estén trabajando en el proyecto deben tener claro quién hará una acción para satisfacer una necesidad, por lo que es frecuente asignar roles. Lo explicamos con un ejemplo:
“Como profesor quiero poder acceder a los perfiles de mis alumnos para darles feedback sobre sus trabajos”.
- El “como” responde a un rol, en este caso, el del profesor.
- El “quiero” se refiere a un objetivo, aquí sería acceder a los perfiles de mis alumnos.
- El “para” alude a la motivación o necesidad: darles feedback sobre sus trabajos.
Todo esto se debe tener en cuenta a la hora de llevarlo a la pizarra o tablero Kanban y tomar las acciones necesarias para conseguirlo.
Estas historias son muy utilizadas en la metodología Scrum, muy parecida en muchos aspectos al método Kanban, pero no son iguales.
La principal diferencia está en que en Scrum se trabaja con interacciones de tiempos fijos (sprints), mientras que en Kanban el flujo de trabajo es continuo.
Esos tiempos fijos permiten un mayor control y que el cliente conozca mejor cómo va el proyecto, ya que se está más en contacto con él. Sin embargo, hasta que no se acabe con esos sprints, no se puede iniciar el siguiente.
No es que uno sea mejor que el otro, debes usar uno u otro en función de tus necesidades.
En nuestro post sobre cómo atraer clientes, mencionamos ambas dentro de la metodología ágil. Al fin y al cabo, según va avanzando el proyecto vas modificando la forma de afrontarlo, es inevitable.
Ejemplo real de un tablero Kanban
En esta imagen vemos el tablero Kanban de un proyecto en el que están trabajando algunos de nuestros alumnos, cuya función es hacer una propuesta comercial para una empresa educativa.
Como hemos explicado, las tarjetas se van moviendo de lugar en función de su realización. Los colores que están arriba de las tarjetas suelen representar secciones o fases para organizarse mejor. El color negro representa la sección “meeting”, mientras que el color naranja representa la planificación.
El funcionamiento Kanban es fácil de entender en la teoría, pero en la práctica puede tener complicaciones. Lo mejor de este tipo de metodologías es la involucración por parte de las personas que trabajan en equipo con el objetivo de conseguir los mejores resultados.
Máster en Marketing Digital e Inteligencia Artificial (Barcelona | Madrid)
