Data Driven Company: El mejor asset ante un futuro cambiante

¿Cuál es el objetivo de las Data Driven Companies?

Las Data Driven Companies son aquellas que se basan en datos para tomar decisiones.

Así de simple es la definición. Sin embargo, el proceso para conseguirlo es complejo y largo.

El objetivo es llevar la organización al escenario en el que el dato juegue un papel central a todos los niveles: operacional, táctico y estratégico. Esto, se traducirá en una mejor toma de decisiones y mayor visibilidad de hacia dónde nos dirigimos.

Pero…, ¿cómo podemos llegar a ser una compañía Data-Driven?

El éxito de un proceso de transformación cultural se basa en el equilibrio entre personas, procesos y tecnología para garantizar el éxito del mismo. 

Así lo expresa Bruce Schneier en la década de los 2000s con su modelo de transformación PPT Framework: People, Processes & Technology. El factor diferencial de este modelo respecto a modelos ya existentes previamente es el foco en que personas, procesos y tecnología no son tres elementos independientes; el éxito radica en la interacción entre ellos.

Es trascendental tener siempre en mente estos 3 elementos a la hora de sentar las bases de una transformación basada en el dato. Los proyectos relacionados con datos son un arma de doble filo. Pueden aportar un valor incalculable para la compañía, o quedarse simplemente en una inversión de tiempo y dinero para crear una solución que, al cabo de unos meses, caiga en el olvido. Y la diferencia está en la manera de realizar la implementación dentro de la compañía.

¿Qué debemos tener en cuenta en un PPT Framework?

PERSONAS

• Las primeras preguntas que nos debemos realizar son: ¿quién impulsa este cambio? ¿Quién tiene que asumir el cambio? ¿son los perfiles adecuados?
• Estas tres preguntas nos permitirán entender si nos encontramos en un contexto de predisposición o miedo al cambio. Saber ubicar nuestra organización en este eje (de miedo o predisposición) es el primer paso para entender qué acciones debemos tomar; no es lo mismo transformar una startup de 6 trabajadores y una media de edad de 28 años, que una gran organización con muchos años de historia.

PROCESOS

• Para que nuestra transformación tenga sentido, es crucial entender cuáles son los procesos clave y cuáles son los más ineficientes; ahí es donde deberemos poner el foco.
• Identificando los procesos clave a abordar, y comprendiéndolos, podremos definir KPIs para medir nuestro desempeño en estos procesos, así como marcarnos objetivos concisos y medibles para cada uno de ellos.
• Además, la identificación de procesos clave nos permitirá centrar los esfuerzos donde es realmente importante. Si olvidamos este paso, podemos encontrarnos en casos donde consigamos una gran mejora en un proceso irrelevante para la organización, y esto tenga un impacto prácticamente nulo.
• Por otro lado, es importante también tener en cuenta los procesos de recogida del dato. Si queremos ser una empresa Data-Driven, el dato debe ser de calidad. Si no es así, por muy buenas que sean las herramientas que pongamos a disposición de las personas para tomar decisiones, los resultados serán malos. En el argot del sector de Analytics, esto se conoce como Garbage in, Garbage out.

TECNOLOGÍA

• Una vez tenemos bien analizadas las aristas de personas y procesos, debemos adaptar la tecnología a estas, y no al revés. Es muy común el error de adquirir tecnologías de última generación, y a posterior pensar cómo las podemos incluir en nuestra compañía; siguiendo este razonamiento, es muy probable que no estemos eligiendo la tecnología que más nos ayudará a mejorar como organización.
• La tecnología nos debe garantizar que se van a automatizar procesos que estén suponiendo una gran inversión de tiempo (construcción de informes manuales, recopilación de datos cada cierre de mes, …) y, sobre todo, debe transmitir seguridad, fiabilidad y robustez a toda la organización (One single versión of the Truth). En el momento que, dentro de la compañía, se empiece a dudar de las garantías que ofrece la tecnología sobre la que debe pivotar nuestra transformación, el fracaso es prácticamente inevitable. 

¿Cómo podemos tener éxito como Data Driven Company en los tiempos actuales?

Según Gartner, el 87% de los proyectos de Data y Analytics fracasan. Y, en gran parte, este fracaso sucede por una mala definición del proyecto o de los objetivos, porque se desarrolló sin tener en cuenta las necesidades de las personas usuarias, o porque no había nadie al frente de esta iniciativa.

Para evitar que nuestros proyectos de Analytics caigan en el saco de este 87%, es necesario definir y seguir un plan de acción para nuestra compañía Data Driven que tenga en cuenta la importancia de la transformación cultural antes, durante y después de la implementación de la solución.

1. Definición de objetivos y procesos: 

• Por un lado, es necesario identificar qué objetivos queremos cumplir con la iniciativa que estamos llevando a cabo. Además, éstos deben ser concisos y medibles. De no ser así, no seremos capaz de valorar el éxito o fracaso de nuestra iniciativa. 
• Por otro lado, se deben acotar los procesos que queremos optimizar. Definir un alcance claro del proyecto nos ayudará al éxito del mismo.

2. Comunicación corporativa:

• Si pretendemos conseguir una transformación cultural dentro de la organización, todas las personas deben estar informadas de las iniciativas que se están llevando a cabo. 
• Es necesario que desde una fase muy inicial se transmitan a toda la compañía los objetivos, beneficios y detalles de esta transformación. Si esta comunicación consigue captar el interés de las personas, es un paso de gigante para el camino hacia el éxito.

3. Empoderar a las personas:

• Recordemos cuál es la finalidad de implementar soluciones basadas en datos dentro de la compañía: optimizar procesos y mejorar la eficiencia. Y, en cualquier proceso de una organización, hay personas involucradas. Esas personas deben participar activamente en el diseño y la definición de la solución que se desarrolle, ya que, si esta solución no se adapta a sus necesidades, caerá en el olvido.
• Cuando hablamos de empoderar a las personas, nos referimos a escuchar su opinión y a darles herramientas para que se puedan formar con garantías para sacar el máximo provecho posible a la solución (sesiones de formación, workshops, …).

4. Crear el contenido analítico:

• El desarrollo de la solución debe empezar tras las tres fases anteriores. 
• El hecho de haber definido claramente los objetivos y procesos, y conocer las necesidades de las personas clave, seremos capaces de diseñar y construir una solución que cumpla mucho mejor las expectativas.

5. Herramientas de gobierno y seguimiento:

• De la misma manera que debemos dar mucho peso a la fase previa al inicio del desarrollo, las primeras semanas después de finalizar la construcción de la solución son clave para el resultado.
• Si no se acompaña a los usuarios durante los primeros momentos del cambio, es muy probable que poco a poco vayamos con una tendencia al fracaso. Es necesario empatizar con las personas implicadas, y entender que están sufriendo una etapa de cambio y adaptación a una nueva manera de trabajar.
• Es muy recomendable generar espacios donde las personas puedan compartir sus inquietudes, problemas y dudas. Se puede hacer a través de sesiones periódicas de seguimiento (grupales o individuales), encuestas, creación de una newsletter, …

6. Dar visibilidad del éxito:

• El éxito se contagia. Una vez la solución esté totalmente operativa y funcionando de forma satisfactoria, se deben aprovechar los diferentes canales de comunicación de los que dispongamos para que toda la organización conozca la solución y los beneficios que está reportando.
• Esto generará ilusión y motivación en otros equipos dentro de la organización para sumarse a esta transformación.

Y… ¿Cómo encaja todo esto en el contexto actual?

Nos encontramos inmersos en un entorno de cambio constante, viviendo hechos históricos que tienen un impacto mayúsculo en nuestras vidas: Brexit, Covid-19, guerra entre Rusia y Ucrania (además de muchas otras), crisis de recursos y materias primas, …

Las compañías, de la misma forma que las personas, son un agente que se ve afectado por todos estos acontecimientos; reducción en la facturación, cambios de comportamiento de los consumidores, aumentos de costes, subidas de precios, demoras en las entregas, …

Frente a un escenario así, parece complicado mantener la actividad normal.

El hecho de ser una Data Driven Company nos permitirá tener control de los diferentes procesos clave (seguimiento de la facturación, gestión del stock, márgenes comerciales de cada una de nuestras filiales, …), permitiendo así una mayor adaptabilidad y una mayor capacidad de mitigar riesgos.

En conclusión

El camino hacia ser una empresa Data-Driven se debe recorrer sin dejar atrás ninguno de los tres pilares fundamentales de cualquier transformación cultural: personas, procesos y tecnología. Además, debemos acompañarlos de un plan de acción bien definido para garantizar el éxito en la implementación de este cambio. Si quieres saber más, puedes consultar nuestro Máster en Business Intelligence y Data Management Online.

Así, y solo así, conseguiremos exprimir el potencial que tienen los datos que genera nuestra compañía, y ser una compañía con capacidad de respuesta frente a este presente y futuro incierto.