Cronograma de actividades: ¿Qué es y cómo hacerlo?
ManagementTratar de gestionar un proyecto, sobre todo si algunas de sus fases no son estáticas, puede convertirse en una auténtica pesadilla. Un cronograma de actividades permite programar gran cantidad de tareas y comprobar, de un solo vistazo, qué tareas se han llevado a cabo y cuáles siguen pendientes. Pero ¿cómo se diseña un cronograma que sea realmente útil? De eso hablamos a continuación.
Cronograma de actividades, qué es
En esencia, el cronograma de un proyecto es una descripción general de los entregables de los que dicho proyecto consta, dispuestos en orden cronológico. Dibuja una guía de las tareas que deben completarse y el orden en que ha de hacerse de tal manera que el proyecto se construya de forma lógica y ordenada. Es una de las herramientas a las que más provecho puede sacar un Digital Project Manager.
La mayor parte de cronogramas de actividades, como el cronograma de Gantt, tienen un formato visual, lo que significa que los miembros del equipo pueden obtener información general de un solo vistazo. Esto les permite visualizar la hoja de ruta de un proyecto, incluidos los hitos clave; administrar las tareas individuales que deben completarse, las dependencias interdepartamentales o interpersonales y las fechas de entrega importantes.
Ejemplo de proyecto que lo necesita
Los cronogramas de proyectos funcionan bien para cualquier proyecto formado por fases dinámicas.
Incluso algo tan aparentemente sencillo como la creación de un blog para un cliente puede necesitar de un cronograma de actividades. En este caso, dicho cronograma podría incluir cuestiones como la creación o elección del tema, reunir pautas de tono, elaborar un calendario de contenido, crear el contenido, diseñar una estrategia de difusión, implementarla, etc.
Para que todas esas actividades se realicen en el orden adecuado, es importante disponer de un cronograma de actividades. Sobre todo si el trabajo se realiza en equipo.
Beneficios de un cronograma de proyecto
- Establece una hoja de ruta.
- Permite tener claro el panorama general en todo momento, sin que los árboles impidan ver el bosque.
- Asegura que todos los miembros del equipo persigan los mismos objetivos.
- Mantiene informados a todos los participantes del proyecto.
- Permite realizar un seguimiento de los avances del proyecto de manera sencilla.
- Evita cuellos de botella.
- Permite que los cambios imprevistos sean más sencillos, al poder identificar los impactos en etapas posteriores del proyecto.
Los diferentes tipos de cronogramas de actividades
Hay tres tipos comunes de cronograma de actividades con los que quizás ya te hayas topado. Sobre todo si tienes experiencia con tecnologías ágiles. Cada uno viene con su propio conjunto único de pros y contras, así que asegúrate de sopesar tus prioridades y elige el que mejor se adapte a las necesidades de tu proyecto.
1. Indefinido
El cronograma de Gantt es uno de los más populares, ya que ofrece una instantánea rápida de un proyecto, incluidas las fechas de finalización de las tareas, los hitos clave, las dependencias entre tareas y quién está asignado a cada una.
Hoy en día, los diagramas de Gantt son particularmente interactivos y se pueden actualizar y editar en tiempo real. Esto los convierte en una herramienta útil porque siempre están actualizados.
2. Timeline histórico
En pocas palabras, una línea de tiempo histórica establece las tareas de un proyecto en orden cronológico, ya sea de izquierda a derecha o de arriba a abajo.
3. Línea de tiempo vertical
Los gráficos verticales se adaptan mejor a los proyectos que manejan datos, como proyectos financieros o un departamento de marketing que realiza un seguimiento de los clientes potenciales. Básicamente, muestran los beneficios de algo durante un período de tiempo específico, como la cantidad de tráfico del sitio web que se genera cada mes o la cantidad de ingresos recurrentes.
Cómo hacer un cronograma de actividades paso a paso
Hay cinco elementos fundamentales que el cronograma de un proyecto debe incluir:
- Las tareas
- Sus fechas de vencimiento
- La duración de cada tarea
- Interdependencias
- Miembros del equipo o empleados asignados
Paso 1: entender el alcance del proyecto
Antes de hacer nada, es crucial que conozcas el alcance de tu proyecto. Esto te ayudará a descifrar cuánto tiempo necesita cada tarea, el cronograma general del proyecto y cuántos miembros del equipo necesitarás para llevarlo a cabo.
Paso 2: dividir el proyecto en hitos
Por ejemplo, ¿qué debe suceder primero? ¿En qué momento compartirás el progreso con las partes interesadas?
A partir de ahí, se trata de dividir cada hito en tareas más pequeñas y manejables y colocarlas en el timeline.
Paso 3: estimar el tiempo de cada tarea
Es mucho más fácil estimar cuánto tiempo llevará una tarea si la has dividido en partes.
Paso 4: asignar tareas a tu equipo
Comienza por anotar todos los recursos que podrías necesitar para el proyecto y combínalos con los talentos y habilidades de tu equipo.
Paso 5: elegir el software de diseño del cronograma de actividades
Siempre puede realizar un seguimiento de la línea de tiempo de su proyecto en una hoja de cálculo o mediante otro método manual, pero es mucho más fácil conectarlo a un software que se actualice en tiempo real. Esto ayuda a evitar la superposición de tareas.
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