Ciclo de vida de un proyecto: estas son todas sus fases

Cuando nos enfrentamos a un proyecto por primera vez, debemos ser muy conscientes de todo lo que implica. Es en este momento previo cuando considerar el ciclo de vida de un proyecto con todas sus fases cobra especial importancia. Esto es todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

El ciclo de vida de un proyecto incluye todos los pasos y fases necesarios para que los project managers puedan llevar a cabo la gestión de los mismos de principio a fin. Hay 5 fases en el ciclo de vida del proyecto y cada una de ellas incluye un conjunto de pasos que deben ejecutarse en todo caso.

Con la optimización de la gestión del ciclo de vida de un proyecto se obtienen una serie de beneficios que repercuten en la eficiencia, el control y el éxito global de aquel. En primer lugar, los equipos pueden agilizar la ejecución de cada fase y maximizar los recursos disponibles, que equivale a una mejor asignación del tiempo y del presupuesto. A su vez, con ello se reduce el riesgo de retrasos y de desviaciones con respecto al plan original.

Otros beneficios son una comunicación más efectiva entre los miembros del equipo, al abrirse nuevos canales para compartir información y tomar decisiones; la identificación temprana de posibles obstáculos y la implementación de estrategias de mitigación acordes; un aumento en la capacidad de respuesta ante cambios imprevistos y una mayor flexibilidad para adaptarse a nuevas circunstancias, y por último, un incremento general de la calidad, dado que cada fase se gestiona de manera controlada para que se cumplan con ciertos estándares de eficiencia.

Fases del ciclo de ida de un proyecto

Aunque podemos contar con la ayuda de herramientas de gestión que nos pueden facilitar la tarea, es fundamental conocer bien todas fases del ciclo de vida de un proyecto, las cuales se dividen en 5:

Inicio

La fase inicial del ciclo de vida de un proyecto consta de solo dos pasos independientes: el acta de constitución del proyecto y el registro de partes interesadas.

El objetivo de esta fase es determinar la visión del proyecto, documentar lo que se espera lograr y obtener la aprobación de la parte con capacidad de veto o decisión.

El acta de constitución del proyecto o, en otras palabras, la documentación de inicio, debe contener:

• Alcance del proyecto
• Entregables
• Objetivo
• Recursos necesarios
• Cronograma de actividades
• Coste estimado
• Riesgos y posibles dificultades

Cuando se invierte el tiempo necesario en esta fase inicial, el proyecto parte con más posibilidades de éxito. Establecer una visión clara y coherente, determinar quién es el profesional adecuado para dar vida al proyecto y asegurar los recursos que se necesitarán son cuestiones clave. Tenerlas en cuenta y documentarlas dará al proyecto un comienzo sólido y ayudará a preparar el escenario para todo lo que vendrá después.

Planificación

Durante la fase de planificación se construye la infraestructura del proyecto. La misma es la encargada de permitir que se logre el objetivo final. Y que se haga dentro de las limitaciones predeterminadas de tiempo y presupuesto.

Las cuestiones a planificar en esta segunda fase del ciclo de vida de un proyecto son:

• El plan de gestión del proyecto.
• El alcance del mismo, de una forma más detallada que en la fase anterior.
• La estructura del trabajo.
• Un análisis de riesgos cuantitativos.
• Posibles respuestas a los riesgos.

Estamos hablando de una hoja de ruta detallada o el modelo del que depende que el proyecto tenga éxito. Cuando llegue al final de esta fase del ciclo de vida, todos los miembros del equipo no solo comprenderán la visión del proyecto, sino que también comprenderán con precisión lo que deben hacer para llegar a la meta a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí es importante elegir la metodología de gestión del proyecto idónea.

Ejecución

Esta fase es crítica, ya que es cuando las ideas y planificaciones comienzan a cobrar vida y se materializa la visión del proyecto a través de la acción coordinada de equipos y recursos. Durante esta etapa, se asignan roles y responsabilidades específicos, para facilitar la dirección de los esfuerzos hacia metas previamente definidas.

El proceso de ejecución implica también la gestión de los recursos financieros, humanos y materiales, puesto que gran parte del presupuesto se consume en esta fase. Por otra parte, se debe fomentar la comunicación abierta, la resolución de conflictos y la motivación de los miembros del equipo, así como mantener el ritmo de trabajo acordado en el cronograma y respetar el presupuesto establecido.

Control

Durante esta fase, se monitoriza el progreso real del proyecto en comparación con el plan y se ponen en marcha las medidas correctivas necesarias. Con independencia de lo razonable que sea un plan, en la práctica siempre van a ser necesarios ajustes, por eso esta fase es también de gran relevancia.

A medida que se monitorea el avance real del proyecto en comparación con el plan previamente diseñado, es habitual detectar desviaciones y variaciones que son características de los entornos dinámicos y cambiantes. Cuando se compara el progreso real y el planificado, se pueden identificar discrepancias y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Estas no solo reajustan el plan y los recursos, sino que pueden implicar una adaptación de la estrategia general.

A su vez, con el análisis de datos precisos y actualizados, quienes gestionan los proyectos pueden evaluar el impacto de las desviaciones y determinar la eficacia de las medidas correctivas que hayan introducido.

Cierre

La fase de cierre es la fase final del ciclo de vida de un proyecto y es donde se pueden sacar las conclusiones pertinentes acerca de todo el proceso. Es esencial cerrar formalmente el proyecto y obtener la aprobación escrita del cliente y de las demás partes interesadas.

Algunas de las acciones que se incluyen en la parte final del proceso son:

• La entrega del proyecto
• Reunión final
• Archivo de registros
• Disolución del equipo

Además de las acciones mencionadas, es conveniente llevar a cabo un análisis retrospectivo. Es decir, proceder con una evaluación de los logros y desafíos, que permitan obtener aprendizajes válidos para nuevos proyectos y estrategias del futuro. Esta fase no solo sella un proyecto exitoso, sino que también abre puertas para la mejora continua.

Ejemplo del ciclo de vida de un proyecto

Imaginemos que el proyecto que vamos a gestionar es el diseño y lanzamiento de una App. ¿Cómo determinamos las 5 fases que hemos identificado?

• Inicio: en esta primera fase habría que determinar cuál es el objetivo del proyecto, qué problema solucionará y quién va a formar parte de los diferentes equipos que estarán involucrados en el desarrollo de la app. Todo esto se documentará para que haya registro escrito.
• Planificación: una vez decidido y documentado lo anterior, es el momento de diseñar el plan propiamente dicho. Esto incluye los diferentes hitos, el cronograma específico y la atribución de tareas a cada miembro del equipo, desde el diseño hasta las funciones de la app, quién hará las pruebas, etc. Y, por supuesto, con qué presupuesto se cuenta y qué uso se le dará.
• Ejecución: es la etapa de trabajo en la que se diseña y prueba la app.
• Seguimiento: el project manager deberá asegurarse de que todo va según lo previsto en el plan. De no ser así, establecerá las medidas de corrección que considere oportunas.
• Cierre: se entrega la app al cliente o se lanza al mercado si el cliente era interno.

Otro ejemplo para el ciclo de vida de un proyecto podría ser la creación de un programa de capacitación en línea. Es este caso, las fases serían como te mostramos a continuación:

• Inicio: se identifica la necesidad de capacitación y se define el propósito del programa. Se analizan las áreas temáticas, se identifican los grupos de destinatarios y se establece el equipo de desarrollo. Se documenta el alcance, los objetivos y los resultados esperados.
• Planificación: una vez definidos los detalles del proyecto, se elabora un plan específico, que incluya la selección de contenido, el diseño de los módulos de capacitación, la creación de actividades interactivas y las evaluaciones. Se establece un cronograma para cada fase y se asignan tareas a los equipos. Además, se establece el presupuesto para la creación y el lanzamiento del programa.
• Ejecución: se procede con la creación real del contenido del programa. Se diseñan materiales didácticos, se crean videos y recursos interactivos, y se desarrolla la plataforma en línea que albergará el programa con los elementos multimedia.
• Seguimiento: el project manager supervisa el progreso del desarrollo del programa, con una revisión constante que asegure que el contenido se esté creando de acuerdo con las especificaciones y los plazos. Cualquier desviación se aborda de manera proactiva y se realizan ajustes según sea necesario.
• Cierre: una vez finalizada la creación del programa, se realizan pruebas exhaustivas para asegurar la calidad y la funcionalidad de la plataforma y del contenido. Luego, se lanza el programa. Se recopilan comentarios iniciales y se realizan ajustes menores si es necesario. Se lleva a cabo una evaluación final para determinar si se alcanzaron los objetivos de capacitación establecidos.