Al tomar decisiones, se suele hablar de seguir el instinto. Sin embargo, aunque puede ser útil en cuestiones personales, en los negocios hoy disponemos de herramientas que son bastante más eficaces para analizar lo que sucede a nuestro alrededor. Una de ellas son los DSS o Decision Support System.
En este artículo, veremos qué son y cómo se usan a nivel directivo para basar las decisiones en datos. Pero si eres consciente de cómo está cambiando el mundo empresarial y deseas formarte en el ámbito tecnológico para aplicar tus conocimientos a los negocios, inscríbete en el Máster en Business Intelligence y Data Management Online.
Los DSS o Sistemas de Soporte a Decisiones son herramientas basadas en tecnología y que están diseñadas para ayudar a los equipos directivos y otros profesionales en la toma de decisiones. Podríamos decir que entran dentro del liderazgo digital.
Para ello, se centran en el análisis de datos y en la simulación de escenarios. La información que utilizan procede de varias fuentes y, para procesarla, utilizan modelos y técnicas de análisis avanzado. Por ejemplo, análisis dinámicos con variables de mercado y la situación de la empresa, análisis estadísticos e inteligencia artificial.
Los resultados que se obtienen de un sistema de información ejecutiva se presentan de una forma clara y fácilmente interpretable. Por tanto, se pueden conocer patrones o tendencias que contribuyen a que la toma de decisiones sea más acertada y estratégica.
Los DSS no son todos iguales, sino que existen varios modelos diferentes, cada uno con sus propias características. Son los siguientes:
Los DSS de datos son aquellos sistemas que se centran en la recopilación, el almacenamiento y el análisis de grandes volúmenes de datos. Las bases de datos que usan son muy grandes y se sirven de herramientas de minería de datos para identificar patrones y tendencias que pueden no ser evidentes a simple vista.
Una herramienta dentro de este tipo es OLAP, o Procesamiento Analítico en Línea. Este modelo permite realizar consultas complejas y análisis de datos multidimensionales. Se suele utilizar cuando las decisiones a tomar requieren de una visión profunda del entorno, con múltiples datos implicados.
Los DSS de modelos se basan en el uso de modelos matemáticos y estadísticos, que simulan diferentes escenarios y evalúan las posibles consecuencias de diversas decisiones. Son muy útiles para la planificación estratégica y la gestión de riesgos.
Se pueden usar para simular el impacto de una nueva política de precios en las ventas y en los beneficios, o para evaluar los riesgos asociados a una inversión en nuevos mercados. Estos sistemas se caracterizan por su flexibilidad y precisión al explorar múltiples alternativas.
Los DSS basados en conocimiento utilizan técnicas de IA para dar recomendaciones basadas en el conocimiento acumulado y en las mejores prácticas. Por ello, se suelen usar en mayor medida en aquellas áreas en las que es imprescindible tener en cuenta la experiencia previa y el conocimiento especializado.
Por ejemplo, en el sector financiero, un DSS basado en conocimiento puede ayudar a la directiva a tomar decisiones sobre inversiones y gestión de carteras basándose en datos históricos y análisis de expertos. Además, este tipo de DSS tiene la capacidad de aprender y adaptarse con el tiempo, para mejorar de forma continua la calidad de las decisiones.
Los DSS de comunicación se centran en facilitar la colaboración y la comunicación entre las personas que forman parte del equipo directivo. Estos sistemas integran herramientas de comunicación, como videoconferencias y plataformas de colaboración online, con capacidades de análisis de datos y generación de informes.
Estos DSS se suelen emplear para que la coordinación sea más efectiva, se pueda compartir información relevante y tomar decisiones conjuntas. Un ejemplo de este tipo son los Sistemas de Soporte a Decisiones en Grupo (GDSS), que están diseñados específicamente para facilitar la toma de decisiones y el trabajo colaborativo, y permiten que los equipos trabajen juntos con mayor eficacia y eficiencia.
Hemos visto que la implementación de los DSS está directamente relacionada con la toma de decisiones. Pero más allá de esta ventaja, hay otras que convierten a estas herramientas en interesantes.
Usar información basada en datos reales y actuales, permite a la directiva reaccionar con rapidez ante las oportunidades y amenazas que se identifiquen en el entorno empresarial.
Los DSS contribuyen a una mejor gestión de los recursos organizacionales, ya que promueven la optimización de los procesos y, en consecuencia, reducen los costes asociados. La capacidad de simular escenarios y evaluar diferentes alternativas ayuda a evitar errores que pueden tener un impacto financiero significativo y a maximizar el rendimiento.
Una aplicación de su uso son las PMO o Project Management Office; la organización de la gestión de proyectos se ve mejorada al basarse en datos. Por tanto, se asignan mejor los recursos y se facilita el seguimiento.
Dado que integran herramientas avanzadas como la inteligencia artificial y la minería de datos, estos sistemas no solo apoyan la toma de decisiones basada en datos, sino que también identifican nuevas oportunidades de negocio y áreas de mejora.
Finalmente, los DSS promueven una cultura organizacional basada en el conocimiento y la colaboración. La capacidad de compartir información y trabajar conjuntamente en la resolución de problemas fortalece la unión del equipo directivo y mejora la calidad de las decisiones.
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